Por este medio, les informamos que el pasado día 6 de mayo de los corrientes, se publicó en el Diario Oficial de la Federación el Proyecto de Norma Oficial Mexicana PROY-NOM-151-SCFI-2015, Requisitos que deben observarse para la conservación de mensajes de matos y digitalización de documentos.
El antecedente inmediato de esta importante normatividad, lo constituyen los artículos 33 (sistema de contabilidad), 34 (libros de actas en formato electrónico), 38 (conservación de comprobantes), 46bis (conservación o digitalización de documentación), 49 y 93bis del Código de Comercio.
Asimismo, es importante mencionar que dicha norma constituye la versión 2.0 de la otrora pero aun aplicable -por lo menos hasta noviembre de este año- NOM-151-SCFI-2002 que juega un papel fundamental en materia de comercio electrónico -y mucho más- pues regula la conservación de mensajes de datos para que éstos sean fiables y puedan tener contundencia probatoria en caso de presentarse algún juicio en donde se requiera su presentación.
Pues bien, la evolución tecnológica reclamó que la norma se actualizara y ahora la reciente versión de la NOM-151-SCFI-2015 (“NOM-151.2015”) prevé y regula, en otros, los siguientes aspectos:
- La conservación de mensajes de datos; y
- La digitalización de documentos.
De acuerdo con la NOM-151.2015 define la digitalización como “el proceso que permite la migración de documentos impresos a mensaje de datos”, esto quiere decir que se permitirá migrar del papel al documento electrónico para que éste surta plenos efectos legales y que se le trate como si fuese el original, quedando al libre arbitrio del comerciante si elimina o no el papel.
Los comerciantes que generen o intercambien mensajes de datos y que pretendan digitalizar documentos deberán cumplir con lo que al efecto disponen los apéndices A y B de la NOM-151.2015 en donde se especifican los detalles técnicos para que tanto la conservación como la digitalización cumplan con los estándares legales y, sobre todo, puedan hacer prueba en un juicio.
Sin embargo en esta nueva norma oficial, se define la figura del “tercero legalmente autorizado”, quien será un Prestador de Servicios de Certificación acreditado para tales efectos. Dicho tercero es quien constatará que la migración de papel a formato electrónico -es decir, la digitalización-, se realice de forma íntegra e inalterada tal y como se generó por primera vez en su forma definitiva; es decir que lo que se digitaliza coincida plenamente.
La nueva norma, entrará en vigor en los siguientes 180 días naturales, es decir, que dejará de ser proyecto y se convertirá en norma definitiva el próximo día 2 de noviembre de 2016 y con loa cual, la norma de 2002, quedará abrogada.
Sin duda alguna esta norma contribuye al fortalecimiento del ecosistema legal del comercio electrónico, entre otros muchos beneficios en otras materias, pues prevé que cualquier comerciante independientemente del giro o actividad que tenga, pueda con plena certeza jurídica utilizar medios electrónicos en su operación.
En un documento posterior, se explicará el funcionamiento técnico y las partes que intervienen tanto para la conservación de un mensaje de datos -entiéndase un documento electrónico como por ejemplo, un correo electrónico, un mensaje de texto, etc.-, como para la digitalización de los documentos, pero por ahora basta saber la existencia y promulgación de esta nueva norma y prepararse para que en noviembre pueda ponerse en marcha.
Atentamente,
VP Comité Jurídico AMIPCI